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Advosoft Kanzleisoftware

Kommunikation

E-Mail, beA, SMS, Team-Chat und Dateiablage — die gesamte Kommunikation der Kanzlei läuft in Advosoft zusammen und wird automatisch den richtigen Akten zugeordnet. Das Highlight: beA-Nachrichten empfangen und senden ohne Kartenleser, direkt aus der Software.

Der Postkorb — Eingangspost verarbeitet sich fast von selbst

Alle eingehenden E-Mails und Uploads landen in einer zentralen Eingangsstelle — und Advosoft schlägt automatisch die passende Akte vor, inklusive Trefferquote in Prozent. Bei 14 Morgen-E-Mails genügt oft ein Klick auf „Alle Vorschläge annehmen“. Termine und Fristen werden dabei automatisch erkannt und als Vorschlag samt Fristberechnung angezeigt; aus der E-Mail eines Neumandanten entsteht per KI in Sekunden eine komplett vorausgefüllte Akte. Automatisch zugeordnete E-Mails sind als KI-Zuordnung gekennzeichnet — und falsch Zugeordnetes ziehen Sie in einem Schritt in die richtige Akte um, mitsamt der bereits abgelegten Dateien.

E-Mails schreiben — mit Diktat und KI-Feinschliff

Antworten, weiterleiten oder neu verfassen, ohne Advosoft zu verlassen: Textbausteine fügen wiederkehrende Formulierungen per Klick ein, „Diktieren“ verwandelt Gesprochenes in Text, „Professionell formulieren“ glättet den Entwurf. Anhänge kommen direkt aus der E-Akte, und die gesendete E-Mail landet auf Wunsch automatisch in der richtigen Akte — sauber dokumentiert, ohne Ablage-Handarbeit.

E-Mail-Konten — verbunden in zwei Minuten

Gmail und Microsoft 365 verbinden Sie per Anmelde-Button, ganz ohne Passwort in Advosoft; alle anderen Anbieter klassisch per IMAP/SMTP. Postfächer lassen sich gezielt an Kolleginnen delegieren — mit getrennten Lese- und Senderechten, auf Wunsch befristet für die Urlaubsvertretung. Abgelaufene Delegierungen entziehen den Zugriff automatisch.

beA ohne Kartenleser

Gerichtspost direkt in Advosoft: Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird per Software-Zertifikat verbunden — die beA-Karte samt Lesegerät bleibt in der Schublade. Nachrichten werden automatisch abgerufen, Empfangsbekenntnisse (eEB) beantworten Sie bewusst per Klick, und die Zuordnung zur Akte kopiert alle Anhänge gleich in die E-Akte. Findet das Aktenzeichen-Matching nichts, hilft der KI-Vorschlag — und aus einer beA-Nachricht entsteht auf Wunsch direkt eine KI-vorbefüllte neue Akte. Advosoft speichert Nachrichten dauerhaft, auch nachdem das beA-System sie längst gelöscht hat.

beA-Versand mit Verzeichnis-Suche

Schriftsätze rechtssicher an Gerichte und Kollegen senden — mit Suche im bundesweiten beA-Verzeichnis, Anhängen per Häkchen direkt aus der E-Akte und Kennzeichen wie „eEB anfordern“ oder „Dringend“. Freigaben machen es flexibel: Die Fachangestellte sichtet die Eingänge, der Versand bleibt beim Anwalt.

SMS an Mandanten — direkt aus der Akte

Manche Mandanten erreicht man am schnellsten per SMS: Neben jeder Mobilnummer in der Akte — bei Mandant, Partner und Beteiligten — steht ein SMS-Symbol; ein Klick öffnet das SMS-Fenster mit vorausgewählter Nummer. Schnell-Bausteine und Textbausteine setzen Mandanten- oder Upload-Link samt Aktendaten automatisch ein. Jede gesendete SMS erscheint mit Zustellstatus in der Korrespondenz der Akte und wird zusätzlich als PDF in der E-Akte abgelegt. Der Kanal ist bewusst rein ausgehend und für deutsche Mobilnummern gedacht — antwortet ein Empfänger, erhält er automatisch den Hinweis, dass die Nummer nicht gelesen wird.

Team-Chat mit Videoanrufen

Die interne Kurznachrichten-Zentrale der Kanzlei — ohne WhatsApp, ohne Datenschutz-Bauchschmerzen: Direktnachrichten, Gruppen, Emoji-Reaktionen, Umfragen und angeheftete Nachrichten. Nachrichten lassen sich formatieren (fett, kursiv, Überschriften, Listen) und auch für später planen — inklusive Anhängen — und gehen dann automatisch zum eingestellten Zeitpunkt raus. Audio- und Videoanrufe starten direkt aus dem Chat, und Nachrichten können sich auf Akten beziehen — ein Klick führt in den Fall. Kurze Wege für schnelle Absprachen, alles in einem System.

KI-Assistent — der juristische Chat mit Aktenkenntnis

Auf jeder Seite verfügbar: Der KI-Assistent beantwortet juristische Fragen mit nummerierten Quellenangaben, analysiert angehängte Dokumente und greift in einer geöffneten Akte direkt auf die E-Akte zu. Bußgeldbescheid anhängen, nach Einwänden gegen die Messung fragen — die Ansatzpunkte kommen in Sekunden, als Ausgangsbasis für die eigene Prüfung.

Dateiablage mit Desktop-Sync — wie Dropbox, nur DSGVO-konform in der Kanzlei

Legen Sie Dateien in Ordnern und Unterordnern ab, ganz ohne Aktenbezug. Jeder Mitarbeiter hat einen privaten Ordner (nur für ihn) und Zugriff auf den gemeinsamen Kanzlei-Ordner; einzelne Ordner oder auch einzelne Dateien geben Sie gezielt frei — intern zum Lesen oder Bearbeiten oder als externen Link mit Ablaufdatum und Passwort. Sensible Ordner schützen Sie zusätzlich mit einem Passwort, und an jeder Datei sehen Sie, wann und von wem sie hochgeladen bzw. geändert wurde. Der Desktop-Client für Windows und macOS synchronisiert alles automatisch und in Echtzeit mit einem Ordner auf Ihrem Rechner — in beide Richtungen. Ändern zwei Personen dieselbe Datei, bleiben beide Versionen als Konfliktkopie erhalten.

E-Mail-Ablage — Ordnung für E-Mails ohne Aktenbezug

Kammer-Newsletter, Verwaltungspost, Nachrichten für später: Die E-Mail-Ablage nimmt aus dem Postkorb auf, was keiner Akte zugeordnet werden soll, und hält es mit Ordnern und übergreifender Suche griffbereit.

Benachrichtigungen — informiert, ohne genervt zu werden

Die Glocke in der Kopfzeile meldet neue Dokumente, Wiedervorlagen und Chat-Nachrichten; ein Klick führt direkt zum richtigen Ort. Was Sie auf welchem Weg erreicht — im System, per E-Mail oder als Live-Hinweis — bestimmen Sie pro Ereignis selbst.

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